Projektiaruandluse vormid ja nipid aruandjale

• I Leping 
• II Lepingu lisad
• III Finantsaruanne 

ARUANDLUSE VORMID

• Kooliväliste projektide tegevusaruanne
• Kooliväliste projektide finantsaruanne
• Projektijuhi tööajaarvestuse tabel
• Vorm kütusekulu aruanne

Toetuse saaja on kohustatud esitama Integratsiooni Sihtasutusele (edaspidi: sihtasutus) kirjalikult, eesti keeles projekti lõpparuande, mis koosneb kahest osast: sisulisest ja finantsaruandest. Projekti sisuline aruanne esitatakse vastavalt aruande vormile. Projekti finantsaruanne esitatakse kirjalikult ja elektrooniliselt Excel tabeli kujul vastavalt vormile.

Toetuse saaja on vastavalt Eesti Vabariigi seadusandlusele kohustatud dokumenteerima kõik oma majandustehingud ning kajastama neid raamatupidamisarvestuses. Majandustehingu kajastamise aluseks on algdokument (projektitoetuse mõistes kuludokument).

Projekti aruandele tuleb lisada kuludokumentide ja maksedokumentide koopiad. Teenuste (näit majutus, toitlustamine jne) kasutamisel tuleb kuludokumendile lisada teenusest osasaanute nimekiri.

Aruanne tuleb koostada ja esitada kogu projekti maksumuse kohta. Finantsaruandes kajastatakse kõik antud projekti raames tehtud kulutused, st ka omafinantseeringust ning kaasfinantseerimisest tehtavad kulutused ja esitatakse nende kulutuste kohta kuludokumentide koopiad.

Igal kuludokumendil peab olema: dokumendi nimetus; number; koostamise kuupäev; tehingu sisu ja alus; tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa); tehingu teiste poolte nimed ja asu- või elukoht; allkiri.

Vajadusel võib sihtasutus küsida toetuse saajalt lisainformatsiooni toetuse kasutamise kohta.

Allpool on toodud võimalike kuluartiklite loetelu ning nende sisu lühiseletus. Kuluartiklite loetelu ei ole lõplik, st see on abimaterjal eelarve ja finantsaruande koostamiseks. Projekti raames sihtasutuse poolt toetatavad kulude liigid fikseeritakse projektikonkursi tingimustes ja konkretiseeritakse projektitoetuse saanuga sõlmitavas lepingus. Sihtasutus võib täiendada aruandluse juhendit ühepoolselt teavitades sellest taotlejaid.

Toetuse kasutamise kord ja aruandluse tingimused on kirjas lepingus ja selle lisades.

I LEPING

Projekti rahaliste vahendite kasutamise periood algab lepingu allkirjastamise kuupäevast ja lõpeb lepingu punktis 3.1. märgitud kuupäevaga.

Toetuse väljamaksmine toimub vähemalt kahes osas. Viimane toetuse osa makstakse välja pärast projekti lõpparuande heakskiitmist.

Aruande esitamise tähtaeg
Projekti aruanne tuleb esitada kümne tööpäeva jooksul peale lepingu punktis 3.1. fikseeritud kuupäeva (vt. lepingu punkt 2.6).

II LEPINGU LISAD

Konkursi juhend määrab:

punktis 2.1.3 - millised kulud sobivad/ei sobi projekti kuludesse;
punktis 2. 5 – toetuse kasutamise üldise korra, projekti muudatuste sisseviimise korra, aruandluse esitamise korra jmt.

Üldised nõuded:
Projektitoetusest teostatavate sularahamaksete maksimummäär on 5 000 (viis tuhat) krooni;
Muudatused eelarves on võimalikud, kui need ei mõjuta projekti eesmärki ja mille tõttu eelarverea esialgne summa ei suurene rohkem kui 15%. (Eelarverida on 1, 2 ja 3).
Kõikidel muudel juhtudel tuleb sihtasutusele esitada muutuste kohta eelnevalt kirjalik taotlus ning leping kuulub muutmisele vastastikusel kokkuleppel.

Aruandluse esitamise kord:
Tegevus- ja finantsaruanne tuleb esitada etteantud vormidele (vt. tegevusaruanne, vt finantsaruanne).
Projekti tegevusaruanne kajastab projekti käigus saavutatut. Tegevusaruandele tuleb lisada projektis osalejate täpne nimekiri (osaleja nimi, vanus ja kool).

Finantsaruanne annab ülevaate nii projekti tegelikest kulutustest kui kogu projekti finantseerimisest, mis sisaldab kirjeid kõigist kuludokumentidest.

Finantsaruandele tuleb lisada:
Kuludokumentide koopiad, mis kajastavad 100%lt projekti eelarve täitmist, sh kaasfinantseerimise osa. Kuludokument on leping, käskkiri, arve vm dokument, mille alusel on teostatud/teostatakse väljamakse.

Maksedokumendid on pangakonto väljavõte projekti rakendamise perioodil, sh sularahaarveldust kajastavad dokumendid (näiteks kassa sisse/väljamineku orderid, avansiaruanne jms).

III FINANTSARUANNE

1. Personalikulud

1.1 Töötasud:

1.1.1 Töövõtu- või käsunduslepingu alusel makstav tasu – makstakse töövõtu- või käsunduslepingu alusel. Makstavalt tasult peetakse kinni tulumaks (22%), töötuskindlustusmakse (0.6%), vajadusel kogumispensioni makse (2%) ning täiendavalt tasutakse sotsiaalmaks (33%) ja töötuskindlustusmakse (0,3%). Kuludokumentideks on lepingu koopia ning palgaleht ja maksmist tõendavad dokumendid nii töötasude, kui ka maksude kohta. Lisada projektijuhi tööajatabel.

1.1.2 Lisatasu täiendavate tööülesannete eest – määratakse töölepingu alusel töötavale töötajale käskkirja või otsuse alusel. Kuludokumendiks on lisatasu käskkiri ja palgaleht (väljavõte palgalehest), mis on kinnitatud raamatupidaja allkirjaga. Kuluna ei aktsepteerita puhkusereservi moodustamist. Lisada maksudokumendid.

1.2 Päevarahad – töölähetuse päevaraha makstakse töötajale ja juriidilise isiku juhtimis- või kontrollorgani liikmele. Töövõtu lepingu alusel töötavale isikule päevara ei maksta. Töölähetuse kulude hüvitiste ja päevaraha maksmise kord on kehtestatud Vabariigi Valitsuse määrusega 22.12.2000 nr 453. Kuludokumendiks on lähetuskäskkiri ja lähetusaruanne.

2. Kaubad ja teenused

2.1 Kontoritarvete ost ja rent – kontorikulud kuluinventarile ja kulumaterjalile (pastakad, pliiatsid, mapid, kaustad jne), kulud paberile ja paberkaupadele, kulud trükistele (blanketid, ümbrikud, kviitungid jne). Kuludokumentideks on arved, kviitungid, lepingud jne.

2.2 Postikulud – kulud postisaadetiste saatmisele (postmargid, postikulud pakkidele jne)

2.3 Sidekulud (telefon, faks) – kulud telefonsidele. Kui makstakse osa arvest, tuleb arvele lisaks esitada kõnede eristus, kus on märgitud projektiga seotud kõned.

2.4 Muud kaubad ja teenused. Kuludokumentideks on arved, kviitungid, lepingud jne.

3. Ruumide rent ja majutus

3.1 Ruumide rent ja majutus – kirjel näidatakse rendikulusid renditud hoonetele ja ruumidele. Samuti majutusele. Kuludokumentideks on arved, kviitungid, lepingud jne

3.2 Küte - Kuludokumentideks on arved, kviitungid, lepingud jne

3.3 Elekter - Kuludokumentideks on arved, kviitungid, lepingud jne

3.4 Vesi ja kanalisatsioon - Kuludokumentideks on arved, kviitungid, lepingud jne

3.5 Valvekulud - Kuludokumentideks on arved, kviitungid, lepingud jne

3.6 Koristamine - Kuludokumentideks on arved, kviitungid, lepingud jne

3.7 Muud rendikulud - Kuludokumentideks on arved, kviitungid, lepingud jne

4. Transpordikulud

4.1 Transpordikulud – kulud sõidukite rentimisele, transporditeenusele, taksosõit, kaupade transport jne. Kuludokumentideks on arved, kviitungid, lepingud jne

4.2 Piletid (buss (linnaväline), rong) – kulud bussi- ja rongipiletitele. Kuludokumentideks on arved, kviitungid, lepingud ja piletid

4.3 Kütus – kulud kasutatavate sõidukite kütusele. Sõiduauto kasutamisel aktsepteeritakse kuludena kütusekulu arvestusega 8 liitrit 100 kilomeetri kohta. Kuludokumendile peab olema märgitud sõidu marsruut ning vahemaa kilomeetrites.

5. Toitlustamine

5.1 Kulud projektis osalejate toitlustamisele - Kuludokumentideks on arved, kviitungid, lepingud jne. Lisada tuleb osalejate nimekiri.

6. Õppevahendid

6.1 Õpikud – kulud õpikutele ja muudele õppematerjalidele. Kuludokumentideks on arved, kviitungid, lepingud jne.

6.2 Õppeotstarbelise inventari ja seadmete rent – kulud õppeotstarbelise inventari ja seadmete (CD, tahvlid, grafoprojektorid jne) rentimiseks. Kuludokumentideks on arved, kviitungid, lepingud jne.

6.3 Muud õppevahendid ja materjalid – kulud muudele õppevahenditele ja materjalidele. Kuludokumentideks on arved, kviitungid, lepingud jne.

7. Kulud informatsioonile ja ürituste korraldamisele

7.1 Informatsioon – kulud informatsiooni edastamiseks, kuulutuste avaldamine ajakirjanduses, kataloogides, programmides, filmide ja TV abil levitatav informatsioon jne. Kuludokumentideks on arved, kviitungid, lepingud jne.

7.2 Konverentsi/seminari/ürituste kulud – kulud konverentsidele, seminaridele, esindamisele ja delegatsioonide vastuvõtmisele (toit, jook, lilled, hotell jne), millel otsene seos projektiga. Kuludokumentideks on arved, kviitungid, lepingud jne. Lisada osalejate nimekiri.

8. Finantskulud

8.1 Finantsteenused (panga teenustasud) – kulud pangakonto avamisele, maksete teenustasud.

9. Muud kulud

Muud eelpool loetlemata kulud, mille kuludokumentideks on arved, kviitungid, lepingud jne.

Lisaks:

1. Iga kuludokumendi juurde tuleb esitada ka tasumist tõendavad dokumendid (maksekorraldused, pangaväljavõte või kassa väljaminekuorder jm).
2. Kõik kuludokumendid peavad olema nummerdatud vastavalt kuludokumentide loetelule.