Projektitoetuse taotlemisel tuleb kõigepealt kindlaks teha, missugustest allikatest on kavandatavate tegevuste jaoks otstarbekas rahalisi vahendeid nõutada. Projektitaotluse kirjutamise eel peab taotleja kindlaks tegema, kas tegevus(ed), mille läbiviimiseks soovib ta vahendeid taotleda on kooskõlas konkreetse konkursi tingimustega. Projekti tegevuste planeerimisel on oluline leida sobivad koostööpartnerid ja kaasfinantseerijad ning sõlmida nendega eelnevalt kokkulepped. Oluline on määratleda sihtgrupp ja hinnata võimalikku saavutatavat tulemust. Projekti eesmärk peab olema kooskõlas rahastaja poolt esitatud tingimustega. Sobiva konkursi leidmiseks on soovitav külastada Integratsiooni Sihtasutuse kodulehekülge, millel  uuendatakse pidevalt informatsiooni käimasolevate ja tulevaste konkursside kohta.

 

Kui sobiv konkurss leitud, tuleb potentsiaalsel taotlejal hoolikalt läbi lugeda konkursi tingimused. Konkursi tingimustes kirjeldatakse üksikasjalikult, millistest osadest projektitaotlus peab koosnema. Kuigi iga konkursi tingimused töötatakse välja eraldi, on projektitaotluse põhilised osadeks: 

Projektitoetuse taotlusvorm on detailne küsimustik, mille kõigile küsimustele tuleb kindlasti vastata ja teha seda vastavalt juhendile (nt. mingi teema kirjeldamiseks on ette nähtud maksimaalselt 1 lk).

 

Projekti tegevus- ja ajakavas tuleb planeeritavaid tegevusi kirjeldada ajalises järjekorras. Mida detailsemalt on kavandatavad tegevused läbimõeldud, seda lihtsam on projekti eelarve koostamine.

 

Projektijuhi ja projekti läbiviijate elulookirjeldus annab hindajale taustinformatsiooni taotlejate sobivuse kohta. Sobivad taotlejad on Eesti Vabariigis registreeritud juriidiline isikud, riigiasutused, kohaliku omavalitsuse asutused või füüsilisest isikust ettevõtjad, kes vastutavad otseselt projekti ettevalmistamise ja juhtimise eest ega osuta kolmandatele isikutele/organisatsioonidele teenust ning on valmis tõestama oma suutlikkust läbi viia esitatud projekti tegevusi täies mahus.

 

Projekti eelarve peab katma projekti kogukulud, mitte ainult lepingut sõlmiva asutuse panuse. Kõik artiklid peavad olema detailselt lahti kirjutatud. Iga seda võimaldava artikli kohta peab olema täpsustatud ühikud ja nende arv. Projekti eelarve lahtikirjutamisel tuleb detailselt näidata ka kaasfinantseerijate kulutused ja taotleja omafinantseering.

 

Muud lisad on täpselt määratletud konkreetse konkursi tingimustega. Muud lisad sisaldavad ka kontroll-lehte, mille abil saab taotleja ka ise veenduda, kas konkursile esitatava projekti dokumentatsioon on korrektselt komplekteeritud.

 

Hoolikalt läbi töötatud projektitaotlus on väga oluline vahend aja ja ressursside organiseerimisel, et viia ellu projekt, mis täidab täielikult seatud eesmärgid.